Chez Gentleview, agence de référencement Google a Lyon, nous sommes évidemment de grands amateurs d’e-mails, mais nous savons aussi qu’ils peuvent vous faire perdre beaucoup de temps. Qui n’a jamais commencé un projet pour se laisser distraire encore et encore par cette petite bulle de notification sur son téléphone ou son bureau ? Et qui parmi nous peut vraiment prétendre être membre du club exclusif – et insaisissable – de la “boîte de réception zéro” ?
Aussi frustrants qu’ils puissent être, les e-mails sont pourtant fondamentaux dans la manière dont nous faisons des affaires aujourd’hui, en particulier dans le domaine des ventes et du marketing. Il est donc judicieux d’avoir dans sa poche quelques tactiques permettant de maintenir une productivité élevée tout en gérant les messages que vous recevez tout au long de la journée.
Voici quelques trucs et astuces que nous avons trouvés utiles et qui, nous l’espérons, vous seront utiles aussi.
Organisez votre boîte de réception
Vous n’organiseriez pas tous les fichiers de votre ordinateur dans un seul dossier, alors pourquoi le faire avec vos e-mails ? Tous vos courriels n’ont pas la même importance et ne doivent pas être traités dans le même laps de temps. Utilisez donc des dossiers pour organiser vos messages et les trier en conséquence, en particulier lorsqu’il s’agit de messages qui nécessitent une action immédiate par rapport à ceux que vous devez simplement pouvoir consulter ultérieurement.
Il existe de nombreuses façons d’organiser votre boîte de réception, ce qui signifie que vous devrez peut-être jouer jusqu’à ce que vous trouviez le système qui vous convient le mieux. Cependant, un bon point de départ consiste à créer des dossiers qui trient votre boîte de réception en fonction du temps et non du type de message. Gardez les messages qui doivent être traités immédiatement dans votre boîte de réception et marquez-les comme non lus. Créez ensuite un dossier pour les choses qui doivent être traitées cette semaine, un autre pour les choses qui doivent être traitées ce mois-ci ou ce trimestre, et un dossier “FYI” pour les messages généraux que vous pourriez avoir besoin de consulter plus tard.
Le secret pour garder vos e-mails organisés est d’utiliser votre boîte de réception comme un dossier à part entière, et non comme un fourre-tout pour tout ce qui arrive. Si vous recevez un nouveau message et qu’il ne doit pas être traité le jour même, organisez-le dans un autre dossier ou supprimez-le.
Mettez en place un système de blocage
Vous arrive-t-il souvent de recevoir un courriel qui doit être traité immédiatement ? Il y a de fortes chances que les messages super prioritaires ne soient pas la norme – et que la ou les personnes qui vous les envoient aient d’autres moyens de vous contacter si c’est le cas.
Adopter un système de bloc signifie simplement désigner des créneaux horaires pendant lesquels vous vérifiez votre boîte de réception au lieu d’y vivre toute la journée. Par exemple, vous pouvez choisir de consulter vos e-mails une fois le matin, une fois juste après le déjeuner et une fois avant de quitter la journée.
Cette méthode vous permet de ne pas être constamment distrait par ce qui se passe dans votre boîte de réception, tout en vous assurant que vous restez au courant de tout ce qui vous parvient. Et c’est beaucoup plus productif que de perdre le fil de vos pensées chaque fois qu’un nouveau message apparaît. Veillez simplement à désactiver les notifications ou à supprimer l’application de messagerie de la barre d’outils de votre bureau afin de mieux respecter votre programme de blocage.
Utilisez des outils de productivité
Il existe de nombreux outils de productivité pour les e-mails, qui peuvent vous aider à éliminer les spams et vous envoyer des rappels de réponse automatiques. Il existe également des applications permettant de mettre votre boîte de réception en mode “ne pas déranger” afin que vous puissiez maintenir vos blocs. Avec un tel choix d’outils de productivité, vous devrez faire des recherches pour choisir ceux qui vous seront les plus utiles.
Utilisez les réponses préenregistrées lorsque c’est nécessaire
Nous voulons tous envoyer des réponses réfléchies et personnalisées à chaque message que nous recevons, mais parfois vous êtes dans le pétrin et vous avez juste besoin de répondre rapidement. Dans ces cas-là, il est préférable de s’en tenir aux réponses prédéfinies, que vous pouvez configurer à l’avance dans les paramètres de votre boîte de réception.
Les réponses prédéfinies sont simplement des modèles que vous créez à la volée lorsque vous n’avez pas le temps de préparer une réponse plus détaillée. Nous ne vous recommandons pas de les utiliser en permanence, mais elles peuvent vous sauver la vie lorsque vous êtes en retard. Par exemple, lorsque quelqu’un demande une réunion mais que vous n’avez pas le temps d’ouvrir votre agenda et de la coordonner, vous pouvez envoyer une réponse automatique avec un lien vers votre agenda en ligne. C’est plus rapide et plus facile que de coordonner vous-même, et vous n’avez pas besoin de rédiger la même réponse à chaque fois.
L’amélioration des boîtes de réception est possible ! Essayez les conseils et astuces ci-dessus et prenez le contrôle de votre boîte de réception une fois pour toutes.
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